Au Bénin, une facture normalisée sort toujours du même circuit : elle est validée par la Direction générale des impôts (DGI), qui lui attribue un code MECeF/DGI et un QR code. Ce qui change d'une solution à l'autre, c'est l'outil qui prépare la facture et l'envoie. Il en existe trois familles : l'outil en ligne de la DGI, les machines certifiées et les logiciels approuvés par la DGI. Facto, la caisse de ShopX, suit cette dernière voie : son dossier d'approbation est en cours à la DGI. Le bon choix dépend surtout du nombre de ventes que vous facturez chaque jour.
L'outil en ligne de la DGI
La plateforme e-MECeF propose un système de facturation en ligne, l'e-SFE, ouvert à toute entreprise quelle que soit sa taille. Vous vous inscrivez avec votre IFU, puis vous émettez vos factures dans le navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone. La facture s'enregistre en PDF au format A4.
La plateforme n'affiche aucun tarif, et le gouvernement précise que la DGI ne vend ni n'impose aucun logiciel de facturation (gouv.bj). Aucun frais n'est annoncé pour l'utiliser.
Sa limite est le temps : chaque facture se saisit à la main, article par article, en plus de l'encaissement. Pour quelques factures par semaine, ce n'est pas un problème. Au comptoir, toute la journée, la ressaisie devient le premier poste de travail.
Le pas à pas, depuis un téléphone, est détaillé dans Facture normalisée sur téléphone.
Les machines électroniques certifiées
La réforme a commencé avec du matériel : l'Unité de facturation, un petit appareil autonome pour les petites structures, et le Module de contrôle de facturation, pour les entreprises qui ont déjà un logiciel de gestion (CIO Mag). Une machine a un coût d'achat. Selon la même source, des crédits d'impôt étalés sur trois ans sont prévus pour ces coûts d'acquisition.
Les logiciels approuvés par la DGI
Un logiciel de facturation, appelé SFE par la DGI, peut se connecter directement à e-MECeF. Il doit d'abord être approuvé par la DGI : son éditeur suit une procédure d'auto-déclaration, avec des factures de test vérifiées par l'administration (e-mecef.impots.bj). Le commerçant qui achète un logiciel déjà approuvé n'a pas cette démarche à faire. À sa demande d'activation, il déclare son point de vente avec l'option « e-MCF » et la référence d'approbation du logiciel (formulaire de la DGI). Il récupère ensuite dans son espace e-MECeF le jeton de son e-MCF, puis le configure dans le logiciel en suivant les instructions de l'éditeur.
Le prix d'un logiciel est fixé par son éditeur. Avant de payer, demandez-lui si sa version est approuvée par la DGI pour e-MECeF. Méfiez-vous de quiconque présente un abonnement comme obligatoire pour être en règle : en cas de doute, la DGI répond à l'adresse mecefbenin@finances.bj.
Une caisse sur téléphone : Facto
Facto est la caisse de ShopX, sur téléphone et tablette. Elle s'adresse aux commerces qui vendent au comptoir.
Ce que Facto fait :
- elle encaisse les espèces, la carte, le virement, le chèque et le crédit client, et affiche la monnaie à rendre ;
- elle demande la facture normalisée à la DGI à chaque vente payée, avec le jeton e-MCF de votre point de vente, puis la remet en ticket de 80 mm ou en PDF A4 ;
- elle garde la vente et redemande la facture automatiquement si la DGI tarde à répondre ;
- elle corrige une vente payée par un avoir, et produit les rapports X et Z de la journée.
Ce que Facto ne fait pas :
- elle ne remplace pas l'inscription à e-MECeF : il vous faut toujours un IFU, un point de vente déclaré avec l'option « e-MCF » et les références de Facto, un e-MCF activé par la DGI et son jeton ;
- elle ne fonctionne pas sans connexion Internet ;
- elle ne facture que les ventes encaissées dans Facto, avec son propre catalogue : elle n'est pas reliée à la boutique en ligne ShopX ;
- elle n'imprime pas encore sur les imprimantes Bluetooth, et MTN MoMo s'ouvrira dès son activation par MTN.
Facto n'a pas encore de prix public : il sera annoncé à sa sortie. Elle s'utilise aujourd'hui sur demande d'accès, sur smartphone et tablette ; pour l'instant, les factures émises n'ont aucune valeur fiscale.
Comment choisir
Partez de votre volume. Quelques factures par semaine : l'outil en ligne de la DGI suffit, sans frais annoncés. Un logiciel de gestion déjà en place : demandez à son éditeur s'il propose une version approuvée pour e-MECeF. Des ventes au comptoir toute la journée : une caisse qui facture à chaque encaissement évite de tout ressaisir le soir.
Pour l'inscription, l'émission pas à pas et les cas particuliers comme l'avoir, lisez notre guide de la facture normalisée.