Légal
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : Version 1.2 — Octobre 2026
Préambule
La présente Politique de Confidentialité est établie conformément au Livre 5 de la Loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du Numérique en République du Bénin (articles 379 à 490), modifiée par la Loi n° 2020-35 du 06 janvier 2021, et aux exigences de l'Autorité de Protection des Données à Caractère Personnel (APDP).
Elle s'applique à l'ensemble des traitements de données effectués par Ola Solutions SARL dans le cadre de la plateforme ShopX et du site shopx.bj.
Article 1 — Responsable de traitement
Ola Solutions SARL
Siège social : Cotonou, République du Bénin
RCCM : RB/COT/26 B 41906
Email : contact@olasolutions.bj
Téléphone : +229 01 52 87 32 85
Point de contact protection des données :
Yoan Kpatchavi
Email : privacy@olasolutions.bj
Conformément à l'article 399 du Code du Numérique, Ola Solutions SARL a désigné un responsable interne chargé d'assurer la conformité des traitements et de servir d'interlocuteur avec l'APDP. Numéro de récépissé de déclaration APDP : [À COMPLÉTER]
Article 2 — Données collectées et finalités
2.1 Données des Marchands
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, raison sociale, adresse, RCCM | Création et gestion du Compte | Exécution du contrat (art. 388-2) |
| Email, téléphone | Communication de service, facturation | Exécution du contrat (art. 388-2) |
| Données de boutique | Fonctionnement de la boutique | Exécution du contrat (art. 388-2) |
| Historique de ventes | Tableaux de bord et analyses | Exécution du contrat (art. 388-2) |
| Données de paiement (Mobile Money) | Gestion de la facturation | Exécution du contrat (art. 388-2) |
| Adresse IP, logs d'accès | Sécurité, prévention des fraudes | Intérêt légitime (art. 388-6) |
| NIF, RCCM | Conformité légale et fiscale | Obligation légale (art. 388-3) |
2.2 Données des Clients Finaux (sous-traitant)
Dans le cadre du service fourni aux Marchands, Ola Solutions traite les données des Clients Finaux en qualité de sous-traitant (article 393 du Code du Numérique). Les Marchands restent responsables de traitement.
| Données | Finalité |
|---|---|
| Nom, prénom | Traitement et livraison des commandes |
| Email, téléphone | Confirmation de commande, suivi de livraison |
| Adresse de livraison | Transmission au partenaire logistique |
| Historique de commandes | Gestion du service après-vente |
Les Clients Finaux souhaitant exercer leurs droits sur les données traitées via les boutiques ShopX doivent s'adresser directement au Marchand concerné, responsable de traitement.
2.3 Données de navigation (shopx.bj)
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Pages visitées, clics, parcours (PostHog) | Amélioration de l'expérience utilisateur | Consentement (art. 388-1) |
| Pages consultées, envoi des formulaires (Pixel Meta) | Mesure de l'efficacité des publicités Facebook et Instagram | Consentement (art. 388-1) |
| Adresse IP, navigateur, résolution | Optimisation technique | Intérêt légitime (art. 388-6) |
| Données des formulaires | Traitement des demandes | Consentement / Contrat (art. 388-1/2) |
2.4 Accès à Facto (demandes d'accès et d'aide)
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Forme de l'entreprise, raison sociale ou nom et prénoms, enseigne, IFU, RCCM, activité, ville, nombre de points de vente | Examiner la demande d'accès à Facto | Consentement (art. 388-1) |
| Appareil, e-mail du compte Apple | Envoyer l'invitation qui permet d'installer Facto (TestFlight) | Consentement (art. 388-1) |
| Nom, numéro WhatsApp et e-mail de la personne à contacter | Contacter le demandeur au sujet de sa demande et lui envoyer le lien de suivi | Consentement (art. 388-1) |
| Demande d'aide : prénom, numéro WhatsApp, e-mail (facultatif), ville, activité, question | Recontacter la personne qui n'a pas encore d'IFU ou de RCCM, au sujet de sa question | Consentement (art. 388-1) |
L'IFU, le RCCM, le numéro et les adresses e-mail sont chiffrés par Ola Solutions avant d'être enregistrés. Les pages de demande d'accès ne chargent pas le Pixel Meta et ne sont pas enregistrées par PostHog, qui reçoit seulement les étapes vues, sans les réponses. Nous ne demandons jamais de jeton e-MCF, de mot de passe SyGMEF ni de code PIN.
Article 3 — Durée de conservation
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Données du Compte Marchand (actif) | Durée de la relation contractuelle |
| Données Marchand après résiliation | 30 jours (exportables), puis 3 ans (archives légales) |
| Données de facturation / comptabilité | 5 ans (obligations légales) |
| Données de commandes / Clients Finaux | Durée de la relation + 2 ans |
| Logs de connexion | 1 an |
| Données de navigation / PostHog | 13 mois maximum |
| Données publicitaires / Pixel Meta | Cookies 90 jours ; conservation chez Meta selon sa propre politique |
| Données prospects (formulaires) | 3 ans à compter du dernier contact |
| Demandes d'accès à Facto | Pendant l'examen et l'accès, puis 12 mois après la clôture du dossier ; effacement automatique ensuite |
| Demandes d'aide (accès à Facto) | Jusqu'au traitement de la demande, puis 6 mois ; effacement automatique ensuite |
Article 4 — Destinataires des données
- Partenaires de paiement : MTN Bénin (validation des transactions)
- Transporteurs mandatés par le marchand : les informations nécessaires à la livraison leur sont transmises par le marchand lui-même
- Prestataires techniques : hébergeurs, infrastructure cloud (soumis à obligation contractuelle de confidentialité)
- Hébergeur des demandes d'accès et d'aide de Facto : MongoDB, Inc. (service MongoDB Atlas), serveurs situés dans l'Union européenne — voir transferts internationaux
- Outil d'analyse : PostHog (données de navigation — voir transferts internationaux)
- Régie publicitaire : Meta Platforms Ireland Limited (Dublin, Irlande) et Meta Platforms, Inc. (États-Unis), via le Pixel Meta (pages consultées et envois de formulaires, après consentement — voir transferts internationaux)
- Autorités légales : APDP, autorités fiscales et juridictions béninoises compétentes
Ola Solutions ne vend ni ne cède des données à caractère personnel à des tiers à des fins commerciales.
Article 5 — Vos droits
Conformément aux articles 419 à 432 du Code du Numérique, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès (art. 423) : obtenir une copie de vos données et les conditions de leur traitement
- Droit de rectification (art. 425) : corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement (art. 426) : obtenir la suppression de vos données lorsque les conditions légales sont réunies
- Droit à la limitation (art. 427) : restreindre le traitement dans certaines circonstances
- Droit à la portabilité (art. 428) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
- Droit d'opposition (art. 429) : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à la prospection
- Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment sans compromettre la licéité des traitements antérieurs
Pour exercer vos droits : email à contact@olasolutions.bj (objet : « Exercice de droits — protection des données ») ou courrier à Ola Solutions SARL, Cotonou, Bénin.
Délai de réponse : 30 jours (pouvant être étendu à 60 jours en cas de complexité, avec notification motivée). Traitement gratuit sauf demandes manifestement abusives.
Vous pouvez également saisir l'APDP si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés :
apdp.bj · service.apdp.bj
Article 6 — Sécurité des données
Conformément aux articles 396 à 398 du Code du Numérique, Ola Solutions met en œuvre :
- Chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS)
- Contrôle d'accès strict basé sur les rôles
- Journalisation des accès aux systèmes traitant des données personnelles
- Sauvegardes régulières et plan de reprise après sinistre
- Clauses de confidentialité imposées à tous les sous-traitants et prestataires
En cas de violation de données, l'APDP est notifiée dans les 72 heures (article 401 du Code du Numérique). Les personnes concernées sont informées si le risque pour leurs droits est élevé.
Article 7 — Transferts internationaux
La Plateforme utilise PostHog (PostHog, Inc., société de droit américain), dont les serveurs sont situés aux États-Unis : la mesure d'audience implique donc un transfert de données de navigation hors du Bénin. Ces transferts sont encadrés conformément aux articles 446 et suivants du Code du Numérique, via les garanties appropriées (clauses contractuelles types, engagements contractuels de PostHog en matière de protection des données).
Lorsque vous y consentez, la Plateforme charge également le Pixel Meta. L'entité responsable est Meta Platforms Ireland Limited (Dublin, Irlande) pour les utilisateurs situés hors des États-Unis et du Canada, et le traitement technique est assuré par Meta Platforms, Inc. (Menlo Park, États-Unis) : les pages consultées et les envois de formulaires sont donc transmis hors du Bénin afin de mesurer l'efficacité de nos publicités. Ce transfert repose sur votre consentement et sur les garanties contractuelles de Meta ; il cesse dès que vous le retirez.
Les demandes d'accès et d'aide de Facto sont hébergées par MongoDB Atlas (MongoDB, Inc.) sur des serveurs situés dans l'Union européenne. L'IFU, le RCCM, le numéro et les adresses e-mail y sont chiffrés par Ola Solutions avant leur envoi ; les clés de chiffrement restent chez Ola Solutions.
Pour PostHog et le Pixel Meta, les données transmises sont limitées aux données de navigation anonymisées ou pseudonymisées. Pour toute question sur ces transferts : contact@olasolutions.bj.
Article 8 — Modifications
La présente Politique peut être mise à jour. En cas de modification substantielle, les utilisateurs disposant d'un Compte actif sont informés par email au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur. La version en vigueur est celle publiée sur le site à la date de consultation.
Article 9 — Droit applicable
Régi par le droit béninois (Code du Numérique, Loi n° 2017-20 modifiée). Tout litige est soumis aux Tribunaux de Cotonou.